1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
KM VIAJES GROUP S.A.S., identificada con NIT 902047985-4 y Registro Nacional de Turismo (RNT) 197675, es una empresa dedicada a la comercialización y gestión de servicios turísticos nacionales e internacionales.
En cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Información del responsable:
Razón social: KM VIAJES GROUP S.A.S.
NIT: 902047985-4.
Registro Nacional de Turismo: 197675.
Dirección para notificaciones: Cra. 17 # 3C-04, apartamento 403, torre 5, Jamundí, Valle del Cauca, Colombia.
Correo electrónico: administrativo@kmviajes.com.co
Sitio web: https://kmviajes.com.co
La empresa será responsable del tratamiento de los datos personales respecto de los cuales determine las finalidades y los medios de tratamiento, de conformidad con la legislación vigente.
2. OBJETIVO DE LA POLÍTICA
Establecer los lineamientos, principios, procedimientos y medidas aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados por KM VIAJES GROUP S.A.S. en el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, contractuales y turísticas.
La presente política tiene como finalidad garantizar el derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, así como ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación colombiana.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta política aplica a los datos personales tratados por KM VIAJES GROUP S.A.S. relacionados con:
- Clientes y pasajeros.
- Personas que solicitan cotizaciones.
- Usuarios del sitio web.
- Proveedores y aliados comerciales.
- Representantes de empresas clientes.
- Colaboradores y contratistas.
- Personas que se comunican mediante WhatsApp, correo electrónico, redes sociales u otros canales de atención.
El tratamiento comprenderá las actividades de recolección, almacenamiento, uso, consulta, actualización, circulación, transmisión, transferencia y supresión de información, según corresponda.
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
KM VIAJES GROUP S.A.S. aplicará los principios previstos en la legislación colombiana:
Legalidad: el tratamiento de los datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
Finalidad: los datos serán utilizados para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.
Libertad: la recolección y utilización de información se realizará con la autorización correspondiente o cuando exista otra habilitación legal.
Veracidad y calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
Transparencia: los titulares podrán solicitar información sobre la existencia y utilización de sus datos personales.
Acceso y circulación restringida: únicamente podrán acceder a la información las personas autorizadas o legalmente habilitadas.
Seguridad: se adoptarán medidas para prevenir la pérdida, adulteración, uso indebido o acceso no autorizado.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información cuando corresponda.
5. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS
Para gestionar los servicios turísticos, KM VIAJES GROUP S.A.S. podrá recopilar, según las necesidades del servicio, las siguientes categorías de información:
Datos de identificación:
Nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, nacionalidad y demás información requerida para identificar al pasajero.
Datos de contacto:
Número telefónico, correo electrónico, dirección y medios de comunicación autorizados por el titular.
Información de viaje:
Destino, fechas, itinerarios, reservas, nombres de acompañantes y preferencias relacionadas con los servicios solicitados.
Documentación para reservas:
Información contenida en pasaportes, documentos de identidad, visas y demás documentos necesarios para contratar los servicios turísticos.
Información comercial y administrativa:
Datos de facturación, comprobantes de pago, historial de compras, cotizaciones y registros de atención.
Información digital:
Datos proporcionados mediante formularios web y, cuando corresponda, información técnica relacionada con el funcionamiento y la seguridad del sitio.
La empresa procurará recolectar únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán utilizarse para:
- Elaborar cotizaciones de productos y servicios turísticos.
- Gestionar reservas de tiquetes aéreos, hoteles, paquetes, cruceros, asistencia médica y otros servicios contratados.
- Tramitar la emisión de tiquetes y documentos relacionados con los viajes.
- Comunicarse con los pasajeros para proporcionar información sobre sus reservas.
- Gestionar modificaciones, cancelaciones, reembolsos y solicitudes de servicio.
- Emitir facturas, comprobantes y documentos administrativos.
- Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
- Cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias y legales.
- Mantener relaciones comerciales con proveedores y aliados.
- Gestionar requerimientos de autoridades competentes.
- Prevenir fraudes y proteger la seguridad de las operaciones.
- Enviar información publicitaria, promociones y novedades comerciales cuando exista la autorización correspondiente o una habilitación legal aplicable.
El titular podrá solicitar que sus datos no sean utilizados para comunicaciones publicitarias, sin perjuicio de las comunicaciones necesarias para la prestación de los servicios contratados.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
KM VIAJES GROUP S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea legalmente necesaria.
La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o electrónicos, documentos contractuales, mecanismos digitales u otros medios que permitan acreditar su otorgamiento.
La empresa informará al titular sobre las finalidades del tratamiento y los derechos que le corresponden.
Cuando la legislación contemple excepciones al requisito de autorización, se aplicarán las disposiciones correspondientes.
La empresa conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas en los casos exigidos por la ley.
8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
En determinadas circunstancias, la prestación de servicios turísticos puede requerir información relacionada con condiciones de salud, necesidades especiales de asistencia u otros datos considerados sensibles.
KM VIAJES GROUP S.A.S. solicitará dichos datos únicamente cuando exista una finalidad legítima y se cumplan los requisitos legales correspondientes.
Se informará al titular que, por regla general, no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
Cuando el suministro de determinada información resulte necesario para gestionar un servicio específico, se informará de esta circunstancia y de las posibles consecuencias de no proporcionarla.
9. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
La empresa reconoce la especial protección que corresponde a los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Cuando resulte necesario recopilar información de menores de edad para la prestación de servicios turísticos, el tratamiento se realizará respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y los requisitos establecidos por la legislación colombiana.
Se obtendrán las autorizaciones correspondientes de sus representantes legales, teniendo en cuenta el derecho del menor a ser escuchado según su edad y grado de madurez.
10. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN
En desarrollo de sus actividades, KM VIAJES GROUP S.A.S. podrá necesitar compartir determinados datos personales con terceros, entre ellos:
- Aerolíneas nacionales e internacionales.
- Hoteles y establecimientos de alojamiento.
- Operadores turísticos.
- Proveedores de asistencia médica en viaje.
- Plataformas tecnológicas de reservas.
- Proveedores de servicios de pago.
- Autoridades competentes, cuando exista una obligación legal.
La información compartida se limitará a lo necesario para desarrollar las finalidades legítimas correspondientes.
Cuando se efectúen transmisiones o transferencias internacionales de datos personales, la empresa deberá cumplir los requisitos establecidos en la normativa colombiana, incluyendo las condiciones de autorización, protección adecuada, excepciones legales y demás garantías aplicables.
11. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de datos personales tendrán derecho a:
Conocer: solicitar información sobre los datos personales que sean objeto de tratamiento.
Actualizar: solicitar la modificación de información desactualizada.
Rectificar: solicitar la corrección de información inexacta.
Solicitar prueba de autorización: cuando esta sea exigible legalmente.
Ser informados: conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
Revocar autorizaciones: en los casos previstos por la legislación.
Solicitar la supresión: cuando legalmente proceda.
Presentar quejas: acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable o encargado del tratamiento.
Acceder gratuitamente: a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.
El ejercicio de estos derechos se sujetará a las condiciones y limitaciones previstas en las disposiciones legales aplicables.
12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
KM VIAJES GROUP S.A.S. dispondrá del siguiente canal para la atención de solicitudes relacionadas con datos personales:
Correo electrónico: administrativo@kmviajes.com.co
Las solicitudes deberán contener la información necesaria para identificar al titular o a quien esté legitimado para actuar en su nombre.
Se recomienda incluir:
- Nombre completo del titular.
- Información de contacto para recibir la respuesta.
- Descripción de la consulta o reclamación.
- Documentación que permita verificar la identidad o representación, cuando corresponda.
- Documentos que sustenten la solicitud, cuando sean necesarios.
Consultas
Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.
Cuando no sea posible atenderlas dentro de ese plazo, se informarán los motivos de la demora antes de su vencimiento y se indicará una nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales previstos por la ley.
Reclamos
Los reclamos relacionados con actualización, rectificación, supresión o presunto incumplimiento de obligaciones serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recepción, conforme a las reglas legales aplicables.
Si el reclamo está incompleto, se solicitará su subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción.
Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin recibir la información solicitada, se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo, conforme a la ley.
Cuando no sea posible resolver el reclamo dentro del plazo ordinario, se informará al interesado y podrá aplicarse la ampliación legal de hasta ocho (8) días hábiles adicionales.
Estos plazos corresponden a los establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD
KM VIAJES GROUP S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación indebida y otros riesgos relacionados con su tratamiento.
Estas medidas deberán contemplar, según corresponda:
- Control de acceso a la información.
- Uso de credenciales y contraseñas seguras.
- Restricción de acceso a personal autorizado.
- Protección de los sistemas tecnológicos.
- Respaldos y mecanismos de recuperación.
- Manejo adecuado de documentos físicos y digitales.
- Obligaciones de confidencialidad.
- Procedimientos para gestionar incidentes de seguridad.
Cuando se presenten incidentes relacionados con datos personales, la empresa atenderá las obligaciones legales de evaluación, gestión y reporte que resulten aplicables.
14. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, así como los periodos exigidos por obligaciones legales, contractuales, contables o tributarias.
Una vez desaparezcan las finalidades y las obligaciones que justifiquen su conservación, la información será eliminada, anonimizada o sometida al procedimiento legalmente correspondiente.
15. RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA
KM VIAJES GROUP S.A.S. deberá implementar los procedimientos necesarios para el adecuado cumplimiento de esta política.
Entre sus responsabilidades se encuentran:
- Informar las finalidades del tratamiento.
- Obtener y conservar las autorizaciones legalmente necesarias.
- Proteger la información personal.
- Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.
- Atender consultas y reclamos.
- Mantener actualizada la información cuando corresponda.
- Exigir a los encargados del tratamiento el cumplimiento de las obligaciones aplicables.
- Atender los requerimientos de las autoridades competentes.
16. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA
KM VIAJES GROUP S.A.S. podrá actualizar esta política para adaptarla a modificaciones normativas, operativas, tecnológicas o comerciales.
Los cambios serán comunicados mediante los canales que resulten apropiados y, cuando legalmente corresponda, se obtendrán nuevas autorizaciones.
La versión vigente estará disponible para consulta en el sitio web oficial de la empresa.
17. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigor a partir de su publicación oficial en el sitio web de KM VIAJES GROUP S.A.S.
Las bases de datos se conservarán durante los periodos necesarios para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales aplicables.
KM VIAJES GROUP S.A.S.
NIT: 902047985-4
RNT: 197675
Correo: administrativo@kmviajes.com.co
Sitio web: www.kmviajes.com.co